Excel-kompatible CSV-Dateien

Das CMS generiert und akzeptiert an verschiedenen Stellen sogenannte CSV-Dateien (Character Separated Values). CSV ist ein sehr einfaches Dateiformat, dass Inhalte in einer Tabelle (also Zeilen und Spalten) anordnet. Tabellenkalkulationsprogrammen (wie zB. Excel) eignen sich zum Arbeiten mit CSV-Dateien. CSV-Dateien kennen keine Formatierung und können nur eine Tabelle aufnehmen.

Öffnen von CSV-Dateien in Excel (=Wandlung nach Excel)

Um eine CSV zuverlässig mit älteren Versionen von Excel zu öffnen, kann folgendes Vorgehen hilfreich sein:

Öffnen per Doppelklick wird in den akutellen Explorern folgendes Dialogfenster geöffnet, bei dem Sie die Einstellungen wie folgt auswählen sollten:

Einstellungen für den Import von csv-Dateien

Wandlung von Excel nach CSV

Um aus einer Excel-Tabelle eine CSV-Datei zu machen, speichert man sie (Datei / Speichern unter ...) als Typ CSV (Trennzeichen getrennt, *.csv). Vorsicht: Es gibt auch CSV (Macintosh) und CSV (OS/2 oder MS-DOS), diese Formate sind nicht geeignet. Bei neueren Programmen können Sie das Trennzeichen auswählen. Verwenden Sie das Semikolon ';' als Trennzeichen zwischen den Tabellenzellen.

Einschränkung des Zeichensatzes und
exportieren per Copy & Paste

Zu beachten ist lediglich folgendes: Wenn die Daten per CSV-Datei in Excel importiert werden, so gehen Zeichen ausserhalb ISO-8859-1 verloren. Dies liegt daran, dass Excel nicht mit anderen Zeichen aus CSV-Dateien umgehen kann. CSV-Dateien ansich könnten beliebige Zeichen kodieren.

Alternativ steht nun an manchen Stellen der Datenexport durch 'Kopieren und Einfügen' zur Verfügung, auch um diese Einschränkung zu umgehen. Und dies geht so:

  1. Im CMS unter 'Module / Formular-Daten' die Bögen auflisten lassen.
  2. Auf 'Copy&Paste' klicken, es geht ein neues Fenster auf, dass lediglich eine Tabelle aller Formulardaten enthält.
  3. In dieses Fenster hinein klicken.
  4. In dem Fenster 'Bearbeiten / Alles markieren = Strg + A'
  5. In dem Fenster 'Bearbeiten / Kopieren = Strg + C'
  6. In einer beliebigen Anwendung mit 'Bearbeiten / Einfügen = Strg + V' die Daten übernehmen.

Unsere Erfahrungen bei älteren Excel-Versionen sind aber, dass sie nicht per Copy&Paste mit den Zeichen klar kommt. Aber es gibt zum Teil abenteuerliche jedoch funktionierende 'Copy&Paste-Ketten', mit der man über Umwege die Daten doch mit allen Zeichensätzen in ältere Excel-Versionen bekommt:

Wie angedeutet handelt es sich nicht um Einschränkungen des
CMS, sondern der jeweiligen Anwendungen. Und wie gezeigt,
gibt es Wege, die Sonderzeichen sogar in ein älteres
Excel zu bekommen. Möglicherweise geht dies alles mit
den neuesten Excel-Versionen ohne Probleme direkt - wir sind für Erfahrungsberichte dankbar.

Kommentare

12.08.2008 02:24 von Alexander Hallwich

Es gibt noch einen einfacheren Weg, der funktionieren sollte. Die CSV-Datei im Windows Editor öffnen und mit der Codierung ANSI neu abspeichern. Dann in Excel unter "Daten" "Texte importieren" importieren mit den entsprechenden Angaben bzgl. Spaltenaufteilung. Alle Umlaute werden nun sauber dargestellt.

Red: Das dürfte in vielen Fällen ein einfacher Weg sein. Als kritisch erweisen sich jedoch zum Beispiel Listen internationaler (Personen-)Namen, die zB. griechische, polnische und asiatische Zeichensätze gemeinsam enthalten. Dies sprengt den Umfang von ISO 8859-1 (bzw. deren Erweiterung CP1252). Die Aussichten sind dann günstiger, wenn alle Glieder der Kette Unicode-fähig sind.