Server-E-Mails kommen nicht an

Wenn E-Mails, die vom CMS versendet werden, nicht ankommen, so kann dies verschiedene Ursachen haben. Wenn das CMS auf Ihrem eigenen Server läuft, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass der Server zum Versenden von E-Mails korrekt konfiguriert worden ist.

Wenn zwar E-Mails an bestimmte E-Mail-Adressen ankommen aber an andere nicht, so liegt das Problem meistens ganz woanders, nämlich bei Spam-Filtern. Als Spam oder Junk bezeichnet man unerwünschte E-Mails (meistens Werbung oder kriminelle Angriffe). Da heute oft mehr Spam als Nicht-Spam empfangen wird, sind meistens sogenannte Spamfilter im Einsatz, die die Aufgabe haben, Spam abzublocken oder zumindest zu markieren. Spamfilter können auf dem Server Ihres Providers und/oder in Ihrem E-Mail-Programm (zB. Thunderbird oder Outlook) aktiv sein. Sollten E-Mails nicht bei Ihnen ankommen, so sollten Sie überprüfen, ob nicht ein Spamfilter die E-Mails als Spam falsch einsortiert hat. In der Regel werden solche E-Mails nicht sofort vom Spamfilter gelöscht, sondern landen in einem eigenen Ordner für Spam. Um dann zu verhindern, dass CMS-E-Mails künftig weiterhin falsch deklariert werden, bieten Spamfilter Mechanismen an, um zu lernen, ob eine E-Mail aus Ihrer Sicht Spam ist oder nicht. Meist wird nach einer solchen Lernphase bereits die nächste E-Mail korrekt als erwünscht erkannt.

Das können Sie als Empfänger tun

Wenn Ihr E-Mail-Provider (zB. GMail, GMX oder Hotmail) die Server-E-Mails an Sie fälschlicherweise als Spam deklariert, so können Sie das Ihrem Provider am einfachsten mitteilen, wenn er einen Webmailer anbietet. Webmailer erlauben es, E-Mails, die bei Ihrem Provider gespeichert sind, mit einem Browser zu lesen, zu verwalten und neue zu schreiben. E-Mails, die Ihr Provider für Spam hält, werden normalerweise in einem eigenen Spam-Ordner verschoben.

Mit Ihren Einstellungen helfen Sie de richtigen Zuordnung auch dann, wenn Sie selbst mit einem Verteiler keine Probleme haben. Denn zum Teil tauschen Provider auch ihre Abschätzungen, zu denen Sie mit Ihren Aktionen beitragen können, untereinander aus.

Spamfilter in E-Mail-Programm (wie Thunderbird oder Outlook) haben normalerweise keinen Einfluss auf die Entscheidung der Provider, da sie Gelerntes meist nicht nach außen weiter geben. Dennoch haben sie auf jeden Fall ihre Berechtigung, denn sie sind ganz auf ihre individuellen Einschätzungen eingestellt.

Ein Hinweis zum Schluss: Wenn Sie einen Newsletter einmal abonniert haben und nun nicht mehr wünschen, so sollten Sie ihn kündigen und nicht stattdessen im Webmailer als Spam markieren, denn damit würden Sie den Verteiler ungerechtfertigt anschwärzen.

Das können Sie als CMS-Betreiber tun

Damit E-Mails von Ihrem Server nicht bei den Empfängern als Spam deklariert werden, müssen einige Anforderungen erfüllt werden.

Unzuverlässige Freemailer

Tests 2013 mit Yahoo und manchen anderen Providern haben ergeben, dass es leider unzuverlässige Freemailer gibt, bei denen zwar ein Spam-Ordner existiert, aber korrekte E-Mails nicht einmal dort einsortiert werden. Bei solchen Anbietern haben Sie keine Einflussnahme; deren E-Mail-Dienste sind durch falsche Konstruktion schlicht als unzuverlässig und damit unbrauchbar einzustufen und daher zu meiden.

Verwendung mehrerer E-Mail-Adressen für ein Benutzerkonto

Davon ganz unabhängig kann ein Benutzer auch mehrere E-Mail-Adressen zur Benachrichtigung verwenden. Dazu müssen nur mehrere E-Mail-Adressen nacheinander durch Komma oder Leerzeichen getrennt bei den persönlichen Einstellungen angegeben werden. Die persönlichen Einstellungen sind in internen Benutzerbereichen oft unter "Meine Daten" oder "Persönliche Einstellungen" zu finden.